1.防止数据丢失：用户可以将 Outlook 中的重要数据，如电子邮件、联系人、日历、任务和便签等导出为 PST 文件，存储在本地计算机或外部存储设备上。这样，当出现系统崩溃、硬件故障、病毒攻击或其他意外情况导致数据丢失时，可以从 PST 文件中恢复数据，保护重要信息不被丢失。

2.更换计算机：当用户更换计算机设备时，例如从旧电脑迁移到新电脑，可以将原计算机上 Outlook 中的数据导出为 PST 文件，然后在新计算机上导入该 PST 文件，从而快速将电子邮件、联系人、日历等信息迁移到新设备上，实现数据的无缝转移，无需重新配置和输入相关信息。